Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản dành cho đơn vị sự nghiệp

Phần mềm quản lý văn bản dành cho đơn vị sự nghiệp là một ứng dụng được xây dựng theo mô hình cổng thông tin điện tử sử dụng mã nguồn mở DotNetNuke. Phần mềm này được phát triển như một module và được đóng gói, phát hành để có thể dễ dàng cài đặt trên hệ thống sử dụng Framework DotNetNuke với .NET Framework 3.5 hoặc 4.0 trở lên.

Phần mềm được xây dựng để quản lý văn bản, công văn đi, công văn đến theo Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011, có hiệu lực từ ngày 01/07/2012 và Thông tư 7/2012/TT-BNV ngày 12/11/2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Phần mềm sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server của Microsoft để quản lý dữ liệu, tương thích với các phiên bản SQL Server 2005/2008 hoặc phiên bản SQL Server 2005/2008 Express, tùy thuộc vào portal DotNetNuke sử dụng cơ sở dữ liệu phiên bản nào.

Được xây dựng như một module của DotNetNuke, do đó người quản trị có thể dễ dàng cấp phát quyền sử dụng phần mềm cho một hoặc nhiều sub-portal trên hệ thống. Mỗi một sub-portal sẽ có cơ sở dữ liệu riêng biệt, không sử dụng chung được cơ sở dữ liệu.

Ngoài ra, với các đơn vị lớn, tùy theo nhu cầu quản lý, có thể cung cấp thêm các plug-in với phần mềm để thực hiện các nghiệp vụ liên quan của đơn vị đó.

2. Thông tin quản lý trên ứng dụng quản lý văn bản chức năng cơ bản

Quan hệ quản lý thông tin quản lý văn bản và các thông tin liên quan đến văn bản được hiển thị như sơ đồ dưới đây:

Các thông tin liên quan đến văn bản bao gồm Đơn vị ban hành, Người ký, Sổ văn bản, Phương thức nhận/chuyển văn bản, Mức độ khẩn, Mức độ mật, File đính kèm, Văn bản liên quan.

Các thông tin quản lý văn bản bao gồm các thông tin như sau:

  • Tên văn bản: Tên văn bản có độ dài tối đa 2000 ký tự
  • Số văn bản: Số văn bản có độ dài tối đa 50 ký tự
  • Ngày ban hành văn bản
  • Ngày hết hiệu lực văn bản: Đối với các văn bản còn hiệu lực, hệ thống lưu trữ thông tin ngày hết hiệu lực văn bản là NULL.
  • Loại văn bản: Số lượng loại văn bản không giới hạn, tùy thuộc theo người quản trị khai báo trên hệ thống.
  • Sổ văn bản: Sổ văn bản được khai báo trên hệ thống không giới hạn, có thể khai nhiều sổ văn bản cho nhiều đơn vị trực thuộc liên quan.
  • Số thứ tự: số thứ tự hay còn được gọi là số phát hành văn bản trong nghiệp vụ văn thư được cấp cho các công văn đi và đến theo nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Ngoài ra, ứng dụng cũng cho phép người nhập liệu thiết lập số thứ tự riêng khi cần thiết, tuy nhiên khuyến cáo không nên sử dụng tính năng này.
  • Ngày nhận văn bản: Áp dụng cho các đơn vị khi nhận được văn bản quan đường công văn...
  • Ngày hết hạn giải quyết văn bản: Áp dụng đối với các công văn yêu cầu trả lời,...
  • Mức độ công khai văn bản: mức độ công khai văn bản dành cho phân quyền hiển thị văn bản trên hệ thống quản lý, mức độ công khai văn bản có 03 mức để người cập nhật dữ liệu lựa chọn bao gồm công khai văn bản, không công khai văn bản và phân quyền hiển thị văn bản cho người dùng hoặc nhóm người dùng.
  • Mức độ khẩn của văn bản: Cho phép người quản trị khai báo các mức độ khẩn của văn bản tùy thuộc các mức độ cần cập nhật
  • Mức độ mật của văn bản: Cho phép người quản trị khai báo các mức độ mật của văn bản tùy thuộc các mức độ cần cập nhật
  • Phương thức nhận/chuyển văn bản: : Cho phép người quản trị khai báo các phương thức nhận/chuyển văn bản tùy thuộc các mức độ cần cập nhật
  • Cơ quan ban hành: Hệ thống cho phép người quản lý cập nhật không giới hạn số lượng cơ quan ban hành, ngoài ra chương trình còn cho phép hiển thị cơ quan ban hành theo mô hình dạng cây để hiển thị mối quan hệ giữa các đơn vị chủ quản và đơn vị trực thuộc. Mức độ liên hệ (level depth) không giới hạn.
  • Người ký: Người quản lý có thể cập nhật không giới hạn số lượng người ký bao gồm cả chức vụ hiện tại.
  • Trích yếu: Độ dài của trích yếu tối đa 2GByte dữ liệu dạng text.
  • Nơi lưu văn bản: Nơi lưu văn bản thường được ghi ở cuối cùng của văn bản; độ dài của nơi lưu văn bản tối đa 1000 ký tự.
  • Tổng số trang văn bản: Để lưu trữ văn bản, ứng dụng cung cấp thêm tính năng tổng số trang của văn bản để văn thư sử dụng phục vụ cho nghiệp vụ lưu trữ của mình.
  • Ghi chú: Độ dài của trích yếu tối đa 2GByte dữ liệu dạng text.
  • Các file đính kèm: Số lượng file đính kèm vào mỗi văn bản là không giới hạn, các file đính kèm không liên quan đến các file đính kèm các văn bản liên quan. Việc quản lý các văn bản liên quan, chương trình đã có sẵn chức năng đó và cả quản lý các file đính kèm cho văn bản liên quan. Chương trình cho phép upload nhiều file đính kèm cùng một lúc. Việc download file cũng được kiểm tra qua phân quyền của văn bản, không công khai link file download trực tiếp từ hệ thống. Dung lượng cho phép upload mỗi file phụ thuộc vào cấu hình do người quản trị thiết lập tại web.config của hệ thống (mặc định dung lượng cho upload lên là 4MB/file). Dung lượng tổng các file upload lên cùng một lúc là không giới hạn.
  • Quản lý lược đồ văn bản: các văn bản liên quan và các mối liên hệ với văn bản (văn bản căn cứ, văn bản thay thế, văn bản thay thế một phần, văn bản bổ sung, văn bản đính chính, văn bản hướng dẫn, văn bản dẫn chiếu, văn bản trả lời)

Ngoài ra, hệ thống cho phép người sử dụng đánh dấu các văn bản cần quan tâm như một chức năng quản lý Bookmark trên hệ thống để tiện cho việc theo dõi và tìm kiếm sau này.

Plug-in cho quản lý văn bản chức năng cơ bản

A/ Ứng dụng quản lý văn bản cá nhân

Ứng dụng quản lý văn bản cá nhân là một ứng dụng hoạt động độc lập, ngoài ra còn có chức năng cho phép thiết lập như một plug-in cài đặt vào ứng dụng quản lý văn bản chức năng cơ bản.

Với ứng dụng quản lý văn bản cá nhân, người sử dụng có thể tự thiết lập các sổ văn bản, tạo các văn bản của riêng mình để lưu trữ trên hệ thống giúp dễ dàng quản lý, tìm kiếm phục vụ cho công tác nghiệp vụ của mình.

Ngoài ra, ứng dụng cũng cho phép lưu trữ các phiên bản của các văn bản trong quá trình soạn thảo khi cần thiết.

Bên cạnh đó, ứng dụng cũng cho phép người sử dụng chia sẻ các văn bản của mình cho các thành viên khác trong hệ thống.

Ứng dụng cũng cho phép người sử dụng đánh dấu các văn bản như chức năng quản lý Bookmark để dễ dàng tìm kiếm sau này.

B/ Ứng dụng quản lý gửi văn bản cho người sử dụng và nhóm người sử dụng

Ứng dụng quản lý gửi văn bản cho người sử dụng và nhóm người sử dụng là một ứng dụng hoạt động như một plug-in với phần mềm quản lý văn bản chức năng cơ bản. Ứng dụng này không hoạt động lập được như ứng dụng quản lý văn bản cá nhân.

Ứng dụng cho phép người quản trị thiết lập các nhóm người cần nhận văn bản như Ban giám đốc, Lãnh đạo phòng, Đảng bộ, ... số lượng nhóm cần thiết lập là không giới hạn.

Ngoài chức năng thiết lập nhóm, đối với mỗi đơn vị trực thuộc, người quản trị có thể thiết lập một hoặc nhiều người tiếp nhận các văn bản các do các đơn vị liên quan hoặc đơn vị chủ quản.

Hệ thống cho phép người quản lý gửi văn bản cho một hoặc nhiều nhóm, gửi cho một hoặc nhiều đơn vị, một hoặc nhiều người là thành viên trên hệ thống. Đối với văn bản gửi đến đơn vị, bất kỳ người được gán quyền tiếp nhận mở văn bản, ứng dụng sẽ đánh dấu đơn vị đó đã nhận được văn bản. Đối với nhóm người hoặc thành viên trên hệ thống được gửi văn bản tới, bất kỳ ai mở văn bản hệ thống xác nhận người đó đã đọc văn bản.

Văn bản có thể được đọc nhiều lần, ứng dụng chỉ ghi lại thời điểm đầu tiên đã đọc và thời điểm cuối cùng đã được đọc.

Trên hệ thống, người quản lý có thể biết được văn bản nào chưa đọc và hiển thị chi tiết số lượng người/đơn vị được gửi văn bản và thời điểm đã đọc văn bản.

Ngoài ra, trên ứng dụng quản lý văn bản chức năng cơ bản sẽ tự động kiểm tra các plug-in và hiển thị danh sách văn bản yêu cầu phải đọc được gửi từ người quản trị.

Plug-in này cũng có thể đính kèm trên trang chủ để khi đăng nhập, thành viên trên hệ thống biết được văn bản, công văn giấy tờ cần gấp phải xử lý...